Dans un monde où évoluent constamment les entreprises, trouver des solutions pour améliorer la gestion au quotidien et diminuer les dépenses reste au cœur des préoccupations. C’est ici que la RPA (Robotic Process Automation) entre en scène : faciliter l’automatisation de nombreuses tâches répétitives pouvant s’avérer chronophages. Ces nouvelles formes d’assistants numériques délestent les équipes de certaines actions, pour qu’elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Quelle est la meilleure façon d’initier ce changement ? Par quoi commencer concrètement ? Et comment savoir si l’investissement en vaut vraiment la peine ? Ce guide est pensé pour aider à démarrer de façon structurée.
Qu’est-ce que la RPA exactement ?
La RPA, ou automatisation robotisée des processus, repose sur des programmes informatiques – parfois appelés bots – capables d’imiter les gestes quotidiens des personnes utilisant les systèmes d’information. Contrairement aux robots physiques souvent associés à ce terme, ici, il n’est nullement question de bras mécaniques, mais plutôt d’agents logiciels qui manipulent fichiers, bases de données, e-mails, applications diverses. Un bot peut, par exemple, ouvrir une application métier, saisir ou vérifier des données, envoyer une notification – le tout en continu et sans relâche.
Bonne nouvelle : la grande majorité des solutions de RPA ne demandent que très peu, voire aucune compétence en programmation. Les fournisseurs privilégient aujourd’hui des outils no-code ou low-code, accessibles même à celles et ceux sans expérience technique préalable.
Pourquoi envisager la RPA pour vos activités professionnelles ?
Longtemps perçue comme l’apanage des géants de l’industrie, l’automatisation de processus s’invite désormais dans les PME. Les structures de taille modeste peuvent ainsi obtenir des bénéfices tangibles : des économies, une efficacité accrue, mais aussi un soulagement pour des équipes trop souvent absorbées par des routines inefficaces. Imaginez un cabinet comptable qui, chaque semaine, doit saisir des informations clients à la main : en automatisant cette étape, non seulement le temps est gagné, mais le risque d’erreur humaine diminue de manière notable.
Pour les curieux, il existe d’ailleurs d’autres méthodes d’amélioration comme le Lean Six Sigma pour PME qui complètent de façon intéressante l’action menée avec la RPA.
Quels sont les avantages majeurs de la RPA ?
- Économie de temps réelle : Les équipes sont libérées des tâches longues et monotones.
- Diminution du risque d’erreurs : Les informations traitées connaissent un niveau de précision rarement égalé manuellement.
- Dépenses globales revues à la baisse : Une meilleure allocation des ressources humaines et matérielles permet de maîtriser les budgets.
Comment débuter avec la RPA ?
Commencer par les fondamentaux permet d’éviter bien des déconvenues. Quelques étapes incontournables pour poser les bases d’une automatisation réussie :
- Repérer les routines récurrentes : Analysez objectivement les tâches qui reviennent sans cesse et qui n’apportent que peu de valeur ajoutée.
- Choisir un outil accessible : Optez pour une solution simple à prendre en main parmi celles présentes sur le marché (UiPath, Automation Anywhere, etc.), afin de rendre la transition plus fluide pour tous.
Les 8 premiers processus à automatiser
La réussite d’un projet RPA passe souvent par de premiers automatismes simples à mettre en place. Voici huit pistes éprouvées :
- Traitement automatique des factures : La gestion et la saisie des montants peuvent vite devenir pesantes.
- Mise à jour des informations clients : Assurer une base de données toujours propre avec moins d’efforts.
- Réconciliation bancaire : Unifier comptes et flux financiers sans devoir tout vérifier manuellement.
- Intégration des nouveaux employés : Créer comptes et accès de manière uniformisée.
- Support clients : Répondre rapidement aux questions standards via des assistances automatisées.
- Commandes fournisseurs : Générer automatiquement des bons de commande afin d’accélérer le cycle d’approvisionnement.
- Suivi des expéditions : Vos clients reçoivent des notifications précises sans intervention supplémentaire.
- Compilation de rapports financiers : Réunir les indicateurs de performance au fil de l’eau sans effort manuel.
Calculer le ROI de la RPA
Le retour sur investissement reste une question incontournable pour les entreprises en quête d’efficacité. Plusieurs éléments entrent en ligne de compte :
- Temps récupéré : Mesurer la diminution des heures passées sur certaines activités.
- Budget alloué : Si le coût d’une solution logicielle s’avère inférieur à l’embauche ou à la sous-traitance, la différence est significative.
- Effets sur la productivité globale : Un suivi dans le temps permet de noter l’évolution du fonctionnement de l’entreprise.
En pratique, on constate souvent que les premiers effets sont perceptibles dès quelques semaines ou mois après la mise en place. Attention, il faudra tenir compte des dépenses de formation et d’accompagnement, point que certaine entreprise a sous-estimé lors d’un premier déploiement. Une phase d’ajustement — indispensable — améliore la rentabilité sur le long terme.
Avertissements : erreurs fréquentes à éviter
- Négliger l’amélioration préalable des processus : Automatiser un workflow défaillant ne résout rien ; revoir les circuits internes avant toute chose est préférable.
- Ignorer la voix des utilisateurs : Les collaborateurs concernés restent les mieux placés pour pointer dysfonctionnements et opportunités.
- Oublier la surveillance continue : La RPA n’est ni figée ni auto-suffisante ; prévoir des contrôles réguliers assure une adaptation aux réalités changeantes.
Certains ont le réflexe de vouloir tout automatiser dès le départ ; cela s’avère risqué. Il vaut mieux procéder étape par étape, ajuster et corriger progressivement. Il n’est pas rare qu’une entreprise doive revenir sur certaines automatisations pour les affiner, parfois parce que les besoins des équipes évoluent, parfois parce que de nouvelles réglementations entrent en jeu. Par expérience, mieux vaut tester à petite échelle pour débusquer les points d’achoppement inattendus.
Faut-il craindre pour l’emploi ?
Le mythe selon lequel la RPA supprimerait massivement des postes persiste. Pourtant, la réalité sur le terrain est plus nuancée : automatiser des tâches répétitives ne signifie pas forcément remplacer l’humain; souvent, cela donne l’occasion de redéployer les ressources vers des missions orientées analyse, écoute client ou innovation, où l’humain garde tout son sens et toute son utilité. On observe par exemple dans certaines PME que les équipes investissent ce gain de temps pour accélérer le développement commercial ou renforcer la satisfaction client.
Un exemple inspirant d’une PME
Un cas bien réel : une petite entreprise de vente en ligne a pris l’initiative d’automatiser la gestion des commandes, le suivi des colis expédiés et la génération des synthèses comptables. Résultat ? Un service client disponible pour des tâches nécessitant un réel contact, des équipes moins surchargées par la paperasserie, une information toujours à jour. Preuve que, même à petite échelle, une stratégie d’automatisation pensée intelligemment porte rapidement ses fruits.
Quels outils choisir pour démarrer ?
Divers outils ont vu le jour afin d’élargir l’accès à la RPA. Voici quelques références en la matière, toutes appréciées pour leur simplicité de prise en main :
- UiPath : S’adapte à toutes les tailles d’entreprises, sans nécessité d’être expert informatique.
- Blue Prism : Destiné à des structures qui souhaitent un accompagnement plus approfondi et une palette fonctionnelle élargie.
- Zapier : Solution flexible pour relier facilement diverses applications web sans se confronter à une courbe d’apprentissage abrupte.
L’important, lors du choix de l’outil, reste de privilégier un accompagnement solide pour que chaque collaborateur s’approprie ces nouveaux usages. Quelques entreprises ont sous-investi la formation : conséquence, l’adoption n’a pas suivi et l’intérêt de la RPA n’a pas été immédiatement perçu. Il convient donc de veiller à ce que toute l’équipe avance dans la même direction, grâce à des ateliers pratiques et une assistance personnalisée.
La RPA s’adresse à toutes les entreprises, quels que soient leur secteur ou leur effectif. Opter pour une implémentation raisonnable, ajuster en continu, écouter les retours des équipes : autant de petites attentions qui, à terme, changent la donne. Plutôt que d’imaginer tout transformer du jour au lendemain, chaque étape solidement menée rapproche d’une organisation plus souple et compétitive, prête à évoluer au rythme de son marché.
Sources :
- forbes.fr
- gartner.com
