Comment bien gérer les obligations administratives avec des logiciels adaptés ?

Pour n’importe quelle activité professionnelle, les tâches administratives sont contraignantes et néanmoins incontournables. Elles concernent aussi bien les obligations légales que le bon fonctionnement interne de sa société. Quelles sont les solutions numériques qui permettent d’alléger sa charge de travail et de gagner en efficacité ? On vous en dit plus dans cet article.

L’ERP : une base incontournable pour gérer la partie administrative

Une solution ERP est une réponse globale à des besoins diversifiés. À partir d’une suite de logiciels, une entreprise ou une industrie mutualise les obligations administratives sous une interface commune. On peut donc encadrer la paie, les flux de trésorerie, les déclarations comptables, la création de bons de commande et de factures avec un seul utilitaire. Cela permet d’éviter les erreurs de saisie, ainsi que les doublons, lors de la dématérialisation des documents administratifs. Les flux d’informations sont déterminants pour la qualité organisationnelle. Aussi, une suite ERP dispose des outils nécessaires à la collaboration et à la communication entre différents services.

Un GED (gestionnaire électronique de documents) pour simplifier la dématérialisation

Lorsqu’on parle de GED ERP, on intègre aussi la gestion et le stockage de ses documents. Un référentiel numérique prend également en charge différents formats propres à un traitement de texte, un tableur ou même un logiciel de base de données. Il peut s’agir de fichiers internes ou en provenance d’une structure extérieure. Le référencement et l’archivage bénéficient alors d’une indexation qui simplifie d’éventuelles recherches. Là encore, le gain de temps est notable pour retrouver un document particulier.

Les particularités techniques du classement d’un GED

Qu’il s’agisse d’un GED standard ou d’un GED technique, on distingue différents points communs et atouts au classement des éléments administratifs et autres fichiers :

• La garantie de la confidentialité et de la sécurité des données avec accès restreints et processus d’authentification ;
• Une configuration personnalisée pour regrouper les documents selon une thématique, un service ou un projet commun ;
• La compatibilité avec d’autres logiciels dédiés aux professionnels et aux industriels ;
• Un rapprochement en fonction de l’interlocuteur ou du collaborateur concerné : élaboration d’un dossier comprenant des factures, des bons de commande et de livraison propre à un client ou à un fournisseur ;
• Des processus d’inaltérabilité des fichiers et la possibilité d’intégrer un dispositif de signature numérique ;
• Accessibilité sur différents médias : ordinateurs, smartphones, cloud…

Ainsi, le traitement des documents administratifs et techniques garantit un suivi et une traçabilité optimale. L’ensemble des solutions présentées vaut pour toutes les tailles d’entreprise et d’industrie.